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Venice comptabilité - Gestion des achats

Venice comptabilité - Gestion des achats

Cette option est une option complémentaire à l’option de base Facturation & stock. Elle active 4 documents supplémentaires : l’offre d’achat ou la demande de prix, la commande d’achat, la livraison d’achat et finalement la facture d’achat.


Documents supplémentaires

Quant à la commande d’achat, vous avez le choix entre une ‘Commande’ ou une ‘Demande de retour’. Lors de l’établissement d’une livraison d’achat, vous choisissez entre une ‘Livraison’ et un ‘Retour’ et pour les offres et les factures d’achat, vous pouvez choisir entre ‘Facture’ et ‘Note de crédit’. Quant aux retours, vous n’êtes pas obligé de mentionner un type particulier ('Demande de retour', 'Retour' ou 'Note de crédit'). Il est en effet possible de mentionner des quantités négatives sur n’importe quel type de document.


Dans chaque document, vous notez une adresse de livraison (référence à un client), une adresse supplémentaire (référence à un fournisseur), un type de mise en pages, le poids total et le volume. A l’exemple des options Facturation & Stock et Gestion des ventes, vous pouvez mentionner 3 modes de paiement. Vous disposez également de champs pour mentionner la référence du fournisseur, le mode de transport ou ‘l’état’ du document. De plus, il est possible de mentionner un numéro VCS et le total du document du fournisseur dans les factures d’achat. Lors du transfert des factures (option Comptabilité) ce total sera enregistré dans la comptabilité.


Documents de suivi

Chaque document peut être transféré sur un autre: p.ex. une offre sur une commande, une offre ou une commande sur une livraison, une offre, commande ou livraison sur une facture.


Après le transfert d’une ligne de détail d’une commande d’achat sur une livraison ou une facture, vous pouvez encore modifier la quantité. Pour les articles que vous achetez en vrac et pour lesquels une quantité approximative a été commandée, vous pouvez noter une quantité d’annulation afin de régler l’écart entre la quantité commandée et la quantité effectivement livrée. Dans chaque document, vous pouvez demander soit une liste de tous les articles, soit une liste des articles livrés par le fournisseur actuellement sélectionné. Vous pouvez également mentionner directement le numéro d’article du fournisseur.


Les fournisseurs d'articles

Vous pouvez tenir plusieurs fournisseurs par article. Chaque article a un fournisseur standard et éventuellement plusieurs fournisseurs alternatifs. Toute l'information relative au fournisseur peut être consultée ou modifiée. Il est également possible de noter des accords commerciaux par fournisseur. Le module permettant de générer automatiquement les commandes d’achat occupe une position centrale dans cette option. Lors de l’établissement du fichier de travail, le programme détermine lui-même la quantité qui doit être commandée pour chaque article ainsi que la date de livraison attendue.


Vous disposez de plusieurs paramètres pour influencer le comportement du programme. Pour chaque article, vous notez

  • s’il doit être commandé individuellement (une ligne de commande d’achat par ligne de commande de vente non livrée)
  • s’il doit être commandé globalement (une ligne de commande d’achat par article)
  • s'il ne peut pas être commandé automatiquement
     


Fichier de travail

Lors de la création du fichier de travail, vous sélectionnez le(s) fournisseur(s) et client(s) désiré(s). Vous mentionnez également si vous désirez recevoir les marchandises 'just in time' ou si vous désirez les recevoir à une date précise. Il est évident que vous pouvez encore modifier la proposition générée par le programme. Vous pouvez même passer la commande à un autre fournisseur. Finalement vous donnez le signal pour créer les commandes d’achat définitives. Pour chaque article qui doit être commandé individuellement il y aura une référence à une ligne de détail d’un bon de commande de vente.


Pour chaque ligne de détail dans un document établi dans les options Facturation & Stock, Gestion des ventes et Gestion des achats, il est possible de consulter toutes les autres lignes de détail y relatives. Imprimer Il est évident que vous disposez de toute une série d’impressions: documents, listes de documents, étiquettes à base de lignes de détail (commandes, livraisons), etc.


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