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Venice comptabilité - Gestion d'accès

Venice comptabilité - Gestion d'accès

Cette option vous permet de régler pour des groupes d’utilisateurs l’accès aux modules, aux boîtes de dialogue, aux listes de recherche et autres.


Pour chaque type de fiche ou document, vous pouvez définir si l’utilisateur peut ajouter, modifier, supprimer ou importer. De plus, cette option permet également de protéger vos données de façon qu’elles ne puissent pas être manipulées hors Venice.


Administrateur

La gestion d’accès utilise des groupes auxquels des droits bien définis ont été attribués. Les utilisateurs individuels appartiennent à un ou plusieurs groupes. Les droits dont dispose un utilisateur est la somme des droits attribués aux groupes auxquels il appartient. L’administrateur crée les groupes et définit les droits. Une fiche d’administrateur est créée au moment où l’option est activée. Si vous le désirez, vous pouvez définir plusieurs administrateurs. Les administrateurs ne sont pas soumis à des restrictions.


Groupes

Pour les autres utilisateurs, l’administrateur créera des groupes auxquels il attribuera des droits. Lors de la création d’une fiche d’utilisateur individuelle, il la classera dans un ou plusieurs groupes. Par utilisateur, on peut définir s’il doit entrer un mot de passe au moment où il veut entrer dans Venice. Il est également possible de lier accès à Venice à un compte d’utilisateur Windows ou Active Directory. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de demander un mot de passe (supplémentaire) pour Venice. Chaque utilisateur - même s’il n’est pas administrateur - peut consulter sa propre fiche et y apporter des modifications restreintes. 

Il y a 2 méthodes pour attribuer des droits à un groupe.

  • Option: On peut restreindre facilement l’emploi de certaines options ou certains éléments de ces options.
  • Action; On peut ’admettre ou ’interdire certaines actions. Vous configurez les actions suivantes: démarrer des modules, ajouter, modifier, supprimer et importer des fiches ou documents, lancer des boîtes de dialogue et des listes de recherche et quelques actions spécifiques telles que clôturer la période de TVA et les journaux.


Si l’on choisit selon option, alors on peut restreindre facilement l’emploi de certaines options (p.ex. comptabilité) ou certains éléments de ces options. Si l’on choisit selon action, alors il est facile d’admettre ou d’interdire certaines actions. On configure les actions suivantes: démarrer des modules, ajouter, modifier, supprimer et importer des fiches ou documents, lancer des boîtes de dialogue et des listes de recherche et quelques actions spécifiques telles que clôturer la période de TVA et les journaux.


Programmes externes

Ces droits valent normalement pour tous les dossiers dans votre installation de Venice. Cependant, vos données ne sont pas protégées contre la copie sous une autre installation Venice ou contre la manipulation illicite à l’aide de programmes externes, tels qu’ODBC. Voilà pourquoi la ‘Gestion d’accès’ permet de protéger vos données à l’aide d’un mot de passe. Sans ce mot de passe, les programmes externes et les autres installations Venice n’ont pas accès aux données. Cependant dans votre installation Venice vous ne remarquerez rien de ce mot de passe. Vous ne devez pas entrer un mot de passe pour avoir accès au dossier.


Si un dossier est protégé avec un mot de passe, vous pouvez définir des droits spécifiques pour ce dossier ou modifier les droits généraux à l’intérieur de ce dossier. Vous pouvez exclure certains groupes, pour d’autres vous définissez des droits totalement différents ou vous complétez les droits généraux.


Utilisateurs externes

Si vos données protégées sont manipulées également dans une autre installation de Venice (p.ex. celle de votre comptable), vous pouvez utiliser des groupes externes. Ceux-ci ne permettent pas uniquement de définir les droits qui valent pour les utilisateurs externes, mais également de définir dans quelle installation de Venice le dossier peut être utilisé. Cela se fait par la mention d’un numéro d’enregistrement. Quant aux dossiers protégés, vous pouvez également déterminer pour quels groupes d’utilisateurs ils doivent être visibles. Les utilisateurs qui n’appartiennent pas à un de ces groupes, ne voient pas apparaître les dossiers dans l’aperçu hiérarchique.


Il est possible de limiter l’emploi de journaux et de journaux financiers à certains groupes d’utilisateurs.


L’option Gestion d’accès est immédiatement disponible dans Venice comptabilité et Venice Facturation et stock.


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